À propos du formulaire W-2 de l’IRS
Le formulaire W-2 de l’IRS, aussi connu sous le nom de « Déclaration de salaire et d’impôt » (Wage and Tax Statement), est un formulaire que les employeurs aux États-Unis sont tenus de remplir et de transmettre à leurs employés chaque année.
Il contient des informations sur les salaires perçus par l’employé au cours de la dernière année fiscale.
Il indique également tout impôt retenu sur leur salaire pendant cette période.
Ce formulaire court est l’un des formulaires les plus courants à destination des contribuables. Il s’agit d’un document essentiel, car les informations fournies sur le W-2 sont nécessaires pour remplir sa déclaration d’impôts.
Quand faut-il remplir le formulaire W-2 ?
Les employeurs doivent remplir un formulaire W-2 pour chaque employé lorsque l’impôt a été retenu dans les cas suivants :
- - Revenu
- - Sécurité sociale
- - Medicare
Vous devez également soumettre un formulaire W-2 dans les situations suivantes, si votre employé répond aux critères d’exemption, mais que les impôts n’ont pas été retenus :
- - Si votre employé n’a demandé qu’une seule indemnité de retenue à la source.
- - Si votre employé n’a pas demandé à être exempté de retenue à la source sur son formulaire W-4.
Peut-on imprimer ses propres formulaires W-2 ?
Oui, vous pouvez imprimer vos formulaires W-2 après les avoir remplis grâce à notre outil d’édition de PDF.
Indiquez les informations requises, puis téléchargez le formulaire W-2 au format PDF. Ensuite, vous pouvez imprimer votre formulaire complété.
Utilisez du papier ordinaire au format 8 1/2 x 11 in pour imprimer le formulaire W-2 de l’IRS.
Guide étape par étape pour remplir le formulaire de déclaration W-2
Il est normal de vous sentir un peu intimidé s’il s’agit de la première fois que vous remplissez le formulaire W-2. Mais, ne vous inquiétez pas ! Nous vous guiderons pas à pas tout au long du processus.
Suivez ces instructions pour vous assurer de remplir les déclarations de salaire et d’impôt de vos employés correctement.
1. Utilisez l’éditeur PDF pour ouvrir le formulaire W-2 de l’IRS.
2. Indiquez le numéro de sécurité sociale de l’employé dans la case A.
3. Ajoutez les détails de votre commerce ou entreprise : numéro d’identification de l’employeur (EIN), nom complet, adresse de l’entreprise avec code postal, numéro d’identification d’État et numéro de contrôle (cases B-D).
4. Entrez les informations relatives à l’employé : nom, adresse et numéro de téléphone (cases E-F).
5. Remplissez la rubrique de droite. Renseignez les salaires et pourboires payés à l’employé et l’impôt retenu dans les cases indiquées
6. Attention à la case 12, il s’agit du statut de report pour l’IRS. Indiquez le bon code pour les éléments suivants : reports électifs, reports dans le cadre d’un régime simple ou régimes de cotisations Roth désignés. Lisez attentivement les instructions pour trouver le code correspondant à votre employé (il peut s’agir de plus d’une catégorie).
7. Renseignez les détails de l’impôt d’État dans la partie inférieure du formulaire (cases 15 à 20).
Remplissez votre formulaire W-2 en quelques secondes
Utilisez notre éditeur PDF pour remplir et télécharger le formulaire W-2 de l’IRS. Notre service rapide et pratique vous aide à remplir vos formulaires fiscaux en toute sérénité.
Obtenir mon formulaire
Questions fréquentes sur le formulaire W-2 de l’IRS
Comment obtenir mes formulaires W-2 ?
Vous pouvez obtenir et remplir le formulaire W-2 de l’IRS ici sur ce site. Utilisez notre logiciel d’édition de PDF pour remplir le formulaire et télécharger votre document.
Quelle est la différence entre un W-2 et un W-4 ?
Le formulaire W-2 est :
- - Utilisé pour déclarer les salaires et les retenues d’impôts
- - Soumis pour chaque employé à la fin de l’année fiscale
- - Rempli et envoyé à chaque employé, avec une copie de chaque formulaire envoyée à l’IRS.
Le formulaire W-4 est :
- - Est essentiel pour le traitement des salaires dans une entreprise et la déclaration des impôts
- - Est rempli à chaque changement dans les pratiques de retenue ou dans les montants retenus
- - Sert d’instructions relatives aux retenues à la source
Quand faut-il soumettre le formulaire W-2 ?
Vous devez remplir le formulaire W-2 de l’IRS pour tous les employés concernés avant le 31 janvier pour l’année fiscale écoulée.
Un retard dans le dépôt du formulaire W-2 entraînera des pénalités. La pénalité pour les formulaires W-2 déposés jusqu’à un mois de retard est de 50 $. Les formulaires envoyés à l’IRS plus de 30 jours après la date limite entraîneront une pénalité de 100 $ par formulaire. Tout dossier envoyé après le 1er avril coûtera 260 $ par formulaire en retard.
Combien de copies du formulaire W-2 faut-il envoyer ?
Vous devez envoyer des copies du formulaire W-2 aux personnes et entités suivantes :
- - L’employé
- - La sécurité sociale
- - Le département d’État local
Les entreprises doivent également conserver les copies pendant 4 ans en cas de contrôle fiscal. Il est conseillé de conserver des copies papier et électroniques.
Comment obtenir une copie de son formulaire W-2 en tant qu’employé ?
Votre employeur doit vous envoyer une copie de votre formulaire W-2. Si vous ne l’avez pas reçue, vous devrez demander une copie à votre employeur.
Si vous ne pouvez toujours pas l’obtenir, vous pouvez entreprendre l’une des démarches suivantes :
- - Contactez l’administration de la sécurité sociale (SSA)
- - Demandez une copie auprès de l’IRS en remplissant le formulaire 4506-T
Que faire en cas d’erreur sur mon formulaire W-2 ?
En cas d’erreur sur votre formulaire W-2, vous devez contacter votre employeur et lui demander de vous envoyer un formulaire corrigé.
À quoi sert la case 12 sur le formulaire W-2 ?
La case 12 sur le formulaire W-2 est utilisée pour déclarer plusieurs types revenus divers : rémunérations différées non qualifiées, options d’achat d’actions des salariés, cotisations Roth, certains avantages sociaux et plus.
L’employeur doit ajouter le code approprié pour indiquer le type de paiement effectué.
Faut-il joindre le formulaire W-2 à sa déclaration d’impôts ?
Si vous envoyez votre déclaration d’impôts (formulaire 1040) par courrier, vous devez joindre le formulaire W-2.
Si vous remplissez votre déclaration de manière électronique, vous ne devez pas joindre votre formulaire W-2, mais vous devez le conserver dans vos dossiers. Vous aurez besoin des informations figurant dans le formulaire W-2 pour remplir votre déclaration d’impôts et vous devrez en fournir une copie au fournisseur e-file agréé de l’IRS avant qu’il ne transmette votre déclaration électronique à l’IRS.
Peut-on déclarer ses impôts sans formulaire W-2 ?
Il est possible de déclarer ses impôts sans formulaire W-2, mais ce n’est pas recommandé. Vous devez essayer d’obtenir une copie de votre formulaire W-2 auprès de votre employeur avant de remplir votre déclaration.
Si vous n’êtes pas en mesure d’obtenir votre formulaire W-2 à temps pour remplir votre déclaration d’impôts, vous pouvez utiliser le formulaire 4852, intitulé « Substitut au formulaire W-2, Déclaration de salaire et d’impôt » (Substitute for Form W-2, Wage and Tax Statement). Cependant, tout remboursement qui vous est dû peut être retardé, car le délai de vérification des informations fournies est plus long sans le formulaire W-2.
Que se passe-t-il si je ne reçois pas mon formulaire W-2 ?
Si vous n’avez pas reçu votre formulaire W-2 au 15 février, vous devez contacter votre employeur et lui demander de vous l’envoyer dès que possible.
Vous devez également contacter l’IRS.
Il est possible de demander une transcription de votre W-2 à l’administration de sécurité sociale (SSA) et à l’IRS en remplissant le formulaire 4506-T « Demande de transcription de la déclaration d’impôts » (Request for Transcript of Tax Return).
Peut-on remplir sa déclaration d’impôts en ligne avec plusieurs formulaires W-2 ?
Oui, vous pouvez utiliser le système e-file pour votre déclaration si vous avez plusieurs formulaires W-2. Vous devrez simplement indiquer les informations de chaque formulaire séparément.
